Согласно действующему законодательству, при трудоустройстве работодатели обязаны заключать трудовые договоры, а впоследствии перечислять за работников страховые и налоговые взносы в ПФР и ФНС. Некоторые предпочитают этого не делать или существенно занижать официальные данные по зарплатам, дабы снизить суммы выплат, однако это является нарушением, которое может караться по КоАП РФ, а в отдельных случаях – по УК РФ.
При выплате белой зарплаты доход работников не отличается или несущественно отличается от того, что указан в трудовом договоре. Если же оплата труда производится только в конвертах, или часть денег поступает официально, а часть – неофициально, это является нарушением, о чем неоднократно напоминала ФНС.
 
Если сотрудники трудоустроены и получают зарплату согласно установленным нормам в законодательстве, это характеризуется следующими признаками:

• Сведения в бухгалтерских документах не отличаются от фактически выплаченных сумм;
• Работнику выдаются деньги полностью либо лично на руки в бухгалтерии, либо переводятся на банковскую карту;
• Сотрудник официально числится в штате, с ним заключен трудовой договор;
• Сведения о его окладе отражаются в трудовом соглашении и положении об оплате труда;
• Работник получает зарплату два раза в месяц, а перерыв между выплатами составляет не более 15 дней;
• При перечислении зарплаты каждый месяц сотруднику выдается расчетный лист, в котором указаны все сведения о его доходах и произведенных отчислениях в ПФР и ФНС; 
• У работника имеется трудовая книжка, в которой указана дата приема на работу, основание, наименование организации и должность. При получении «черной» зарплаты данный документ не заполняется, а сам факт трудоустройства документально не подтвержден.

Как известно, при получении «серой» или «черной» зарплаты доход работника может быть несколько выше, к тому же при выплате алиментов это позволяет сократить итоговую сумму для перечисления, однако в этом есть и ряд минусов:

• Пенсия и другие социальные выплаты начисляется, исходя из данных по белой зарплате. Другие доходы учитываться не будут;
• При желании проблематично оформить кредит или получить визу, т.к. иностранному представительству или банку официальный размер белой зарплаты может показаться незначительным, и работника в данных организациях ожидает отказ;
• При расчете отпускных или выплат по больничному листку во внимание принимается только белая зарплата;
• Если с руководителем установятся плохие взаимоотношения, тот может лишить работника серой части выплат, и оплата труда не будет соответствовать выполненной работе.Чем грозит такая ЗП: ответственность работника и работодателя.
• Работодателей, выплачивающих своим сотрудникам серые или черные зарплаты, при наличии доказательств после проверки Налоговая служба или Инспекция по охране труда могут привлечь за нарушение следующих законодательных актов:
  • ст. 123 НК РФ: неисполнение налоговым агентом обязанности по удержанию налогов влечет за собой штраф – 20% от суммы НДФЛ за срок, в течение которого он должен был перечислять деньги в бюджет;
  • ст. 15.11 КоАП РФ: штраф за нарушение требований к бухгалтерскому учету достигает 20 000 руб. Также предусмотрена дисквалификация на период до 2-х лет;
  • ст. 199.1 УК РФ, где за неисполнение обязанностей налогового агента предусмотрены не только штрафы, но и лишение свободы.
• Для работников намеренное сокрытие получения черных или серых зарплат также чревато неблагоприятными последствиями, начиная от получения минимальной пенсии в будущем, и заканчивая обязательным декларированием НДФЛ, если было выявлено уклонение от уплаты. Что придется сделать в таком случае:
• До 30 апреля следующего года самостоятельно задекларировать НДФЛ и подать декларацию в ФНС;
• До 15 июля оплатить НДФЛ. Если этого не сделать, к гражданину могут быть применены санкции ст. 119 НК РФ или уголовная ответственность.